Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração – DREI regulamenta a participação e votação à distância em reuniões e assembleias gerais de sócios
Informamos que, em 14/04/2020, foi publicada no Diário Oficial União a Instrução Normativa DREI nº 79 (“IN DREI 79”), que regulamentou a participação e votação à distância em reuniões e assembleias gerais, em linha com a Medida Provisória 931/20.
Segundo a IN DREI 79, para todos os fins legais, serão consideradas como válidas as reuniões ou assembleias gerais de sociedades anônimas fechadas, cooperativas e sociedades limitadas que forem realizadas de maneira semipresencial – em que a reunião seria sediada em local físico e parte dos sócios/cooperados dela participaria e votaria presencialmente e parte, remotamente, por sistema eletrônico ou boletim de voto à distância – , ou de maneira digital, em que a reunião não seria sediada em local físico e os sócios/cooperados dela participariam e nela votariam apenas remotamente, pelos meios acima mencionados.
Para tanto, nos termos da norma, é necessário que a sociedade ou cooperativa observe normalmente os prazos e formalidades aplicáveis ao respectivo tipo societário, providencie a divulgação a todos os sócios ou cooperados, por meio digital seguro, de todos os documentos e informações relevantes para a reunião ou assembleia em questão, e faça constar do respectivo anúncio de convocação, em destaque, a forma de sua realização (se presencial, semipresencial ou digital), a eventual necessidade de envio prévio de documentos e demais procedimentos a serem observados para participação e proferimento de voto na ocasião, além da descrição clara das matérias objeto de deliberação, como a lei já requer.
Com relação ao sistema eletrônico a ser utilizado para a realização das reuniões ou assembleias, a IN DREI 79 determina que este deverá garantir: (i) a segurança, confiabilidade e transparência da reunião/assembleia; (ii) o registro da presença dos participantes; (iii) o direito de participação durante todo o conclave; (iv) o exercício do direito de voto; (v) a possibilidade de visualização de documentos; (vi) a possibilidade de recepção de manifestações por escrito enviadas pelos participantes; (vii) a gravação da reunião/assembleia, que deverá ser arquivada na sede da sociedade ou cooperativa; e (viii) a participação de outras pessoas que não os sócios/acionistas, tais como administradores e demais pessoas autorizadas.
Por fim, no que concerne ao registro da ata da reunião ou assembleia, os requisitos dos manuais de registro permanecem válidos, no que não conflitarem com a IN DREI 79. Deverá, no entanto, constar da dita ata a indicação se a reunião ou assembleia foi realizada de maneira presencial, semipresencial ou digital, o procedimento adotado para participação e proferimento de voto , e conter declaração expressa por parte do presidente ou secretário da mesa no sentido de que a reunião ou assembleia foi realizada em acordo com as disposições da referida instrução normativa .
A novidade é a previsão da possibilidade de formalização de atas dessas reuniões ou assembleias em formato digital, desde que estas sejam assinadas pelos membros da mesa mediante utilização de certificado digital credenciado pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil, ou por outro meio de comprovação da autoria e integridade do documento.
Importante será, para viabilizar a utilização plena dos mecanismos regulamentados pela IN DREI 79, que todas as Juntas Comerciais do País disponham de sistemas aptos a receber e processar o arquivamento de atos societários formalizados apenas digitalmente, o que ainda não é o caso.
Para maiores informações, favor contatar Ludmila Passos Holtz (lholtz@www.rfaa.com.br; + 55 11 3050-2150 / + 55 11 3050-2174) e/ou Jonathan de Almeida Landucci (jlanducci@www.rfaa.com.br; + 55 11 3050-2174 / + 55 11 3050-2177).